Reorganiza a Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, e dá providências correlatas

JOSÉ SERRA, GOVERNADOR DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais,

Decreta:

SEÇÃO I

Disposição Preliminar

Artigo 1º - A Unidade do Arquivo Público do Estado, da Casa Civil, prevista no inciso VI do artigo 3º do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007 , fica reorganizada nos termos deste decreto.

SEÇÃO II

Da Estrutura

Artigo 2º - A Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, tem a seguinte estrutura:

I - 2 (dois) Núcleos de Apoio Técnico ao Coordenador (I e II);

II - Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, com:

a) Centro de Gestão Documental, com:

1. Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo;

2. Núcleo de Normas Técnicas;

3. Núcleo de Assistência Técnica aos Municípios;

4. Núcleo de Formação e Treinamento;

b) Centro de Arquivo Intermediário, com:

1. Núcleo de Processamento Técnico;

2. Núcleo de Registro e Empréstimo;

III - Departamento de Preservação e Difusão da Memória do Estado, com:

a) Núcleo de Suporte na Área de Imagens Digitais;

b) Núcleo de Suporte na Área de Tecnologia da Informação;

c) Centro de Arquivo Permanente, com:

1. Núcleo de Paleografia;

2. Núcleo de Fundos Textuais Públicos;

3. Núcleo de Fundos Textuais Privados;

4. Núcleo de Acervos Iconográficos;

5. Núcleo de História Administrativa;

6. Núcleo de Assistência ao Pesquisador;

7. Núcleo de Suporte ao Atendimento;

d) Centro de Apoio à Pesquisa, com:

1. Núcleo de Biblioteca;

2. Núcleo de Preservação;

3. Núcleo de Ação Educativa e Social;

4. Núcleo de Comunicação;

IV - Núcleo de Apoio Administrativo.

Artigo 3º - As unidades a seguir relacionadas contam, cada uma, com:

I - Assistência Técnica, a Unidade do Arquivo Público do Estado;

II - Assistência Técnica e Célula de Apoio Administrativo:

a) o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo;

b) o Departamento de Preservação e Difusão da Memória do Estado;

III - Célula de Apoio Administrativo:

a) os Centros do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo;

b) os Centros do Departamento de Preservação e Difusão da Memória do Estado.

Artigo 4º - As Assistências Técnicas e as Células de Apoio Administrativo não se caracterizam como unidades administrativas.

SEÇÃO III

Dos Níveis Hierárquicos

Artigo 5º - As unidades a seguir relacionadas têm os seguintes níveis hierárquicos:

I - de Coordenadoria, a Unidade do Arquivo Público do Estado;

II - de Departamento Técnico:

a) Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo;

b) Departamento de Preservação e Difusão da Memória do Estado;

III - de Divisão Técnica:

a) os Centros do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo;

b) os Centros do Departamento de Preservação e Difusão da Memória do Estado;

IV - de Serviço Técnico:

a) os Núcleos de Apoio Técnico ao Coordenador;

b) os Núcleos do Centro de Gestão Documental;

c) os Núcleos do Centro de Arquivo Intermediário;

d) do Centro de Arquivo Permanente:

1. Núcleo de Paleografia;

2. Núcleo de Fundos Textuais Públicos;

3. Núcleo de Fundos Textuais Privados;

4. Núcleo de Acervos Iconográficos;

5. Núcleo de História Administrativa;

6. Núcleo de Assistência ao Pesquisador;

e) os Núcleos do Centro de Apoio à Pesquisa;

V - de Serviço:

a) Núcleo de Suporte na Área de Imagens Digitais;

b) Núcleo de Suporte na Área de Tecnologia da Informação;

c) Núcleo de Suporte ao Atendimento, do Centro de Arquivo Permanente;

d) Núcleo de Apoio Administrativo.

SEÇÃO IV

Das Atribuições

SUBSEÇÃO I

Das Atribuições Gerais

Artigo 6º - A Unidade do Arquivo Público do Estado tem as seguintes atribuições:

I - gerir e recolher os documentos produzidos pelo Poder Executivo Estadual;

II - preservar e promover o acesso aos documentos sob sua guarda;

III - propor e implementar a política estadual de arquivos, em conformidade com o artigo 216, § 2º, da Constituição Federal;

IV - exercer as atribuições previstas nos seguintes decretos para o órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP:

a) Decreto nº 22.789, de 19 de outubro de 1984, que institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP;

b) Decreto nº 29.838, de 18 de abril de 1989, que dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado;

c) Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004 , que dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo e define normas para avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo, alterado pelo Decreto nº 51.286, de 21 de novembro de 2006 .

SUBSEÇÃO II

Dos Núcleos de Apoio Técnico ao Coordenador

Artigo 7º - Os Núcleos de Apoio Técnico ao Coordenador têm as seguintes atribuições:

I - apoiar o Coordenador no desempenho de suas atribuições;

II - contribuir para:

a) o desenvolvimento de projetos que envolvam as diversas áreas da Unidade do Arquivo Público do Estado;

b) o adequado encaminhamento dos assuntos técnico-administrativos.

SUBSEÇÃO III

Do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos

do Estado de São Paulo

Artigo 8º - O Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo tem as seguintes atribuições:

I - propor a política estadual de gestão de documentos;

II - coordenar o funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, visando à gestão, à preservação e ao acesso dos documentos públicos;

III - autorizar a eliminação de documentos públicos estaduais desprovidos de valor permanente;

IV - propor que sejam declarados de interesse público e social os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento científico estadual;

V - colaborar com o Ministério Público e com instituições de direito do consumidor, na defesa do patrimônio arquivístico estadual e na proteção dos direitos dos usuários, de acordo com a Constituição Federal, artigo 216, e com a Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

VI - formular e coordenar programa de institucionalização de arquivos e implantação de políticas públicas municipais de gestão documental no Estado de São Paulo.

Artigo 9º - O Centro de Gestão Documental tem as seguintes atribuições:

I - por meio do Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo:

a) prestar orientação aos órgãos do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP na formulação e na implementação de programas de gestão de documentos;

b) promover adequações ao plano de classificação e à tabela de temporalidade, de documentos das atividades-meio da Administração Pública Estadual;

c) orientar as transferências e os recolhimentos ao Arquivo Público do Estado;

II - por meio do Núcleo de Normas Técnicas, elaborar e propor:

a) princípios, diretrizes, normas e métodos sobre a organização e o funcionamento de arquivos;

b) política de acesso aos documentos públicos estaduais;

c) instruções normativas para a gestão documental estadual;

III - por meio do Núcleo de Assistência Técnica aos Municípios:

a) estimular a institucionalização de arquivos públicos municipais no Estado de São Paulo, contribuindo para a implementação de gestão documental na esfera municipal;

b) disseminar, em âmbito municipal, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos e documentos públicos;

IV - por meio do Núcleo de Formação e Treinamento:

a) organizar cursos, palestras e treinamentos visando a formação e a capacitação de pessoal na área de gestão documental;

b) disseminar, em âmbito estadual, o conhecimento arquivístico, a legislação e as normas técnicas relativos aos arquivos e documentos públicos.

Artigo 10 - O Centro de Arquivo Intermediário tem as seguintes atribuições:

I - assegurar a preservação e o acesso aos documentos de 2ª idade dos órgãos da Administração Pública Estadual;

II - gerir os documentos de 2ª idade, observando os planos de classificação e as tabelas de temporalidade;

III - por meio do Núcleo de Processamento Técnico:

a) orientar a aplicação das normas técnicas de transferência e arquivamento;

b) identificar, classificar e valorar as séries documentais da massa acumulada sob guarda do Arquivo Intermediário, produzindo instrumentos de controle;

c) propor o recolhimento dos documentos avaliados como de guarda definitiva;

IV - por meio do Núcleo de Registro e Empréstimo:

a) receber, por transferência, os documentos da Administração Pública Estadual;

b) atender as solicitações de consulta dos órgãos produtores dos documentos e manter o controle dos empréstimos realizados.

SUBSEÇÃO IV

Do Departamento de Preservação e Difusão da Memória do Estado

Artigo 11 - O Departamento de Preservação e Difusão da Memória do Estado tem as seguintes atribuições:

I - recolher, classificar e descrever os documentos de arquivo considerados de valor permanente dos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Estado e dos arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas considerados de interesse público e social;

II - formular política de preservação de documentos e assegurar a integridade do acervo sob sua guarda;

III - fornecer certidões referentes à documentação de seu acervo;

IV - formular e coordenar programa de ação educativa e social com a finalidade de aproximar o Arquivo Público do Estado de instituições educacionais e da sociedade;

V - atuar como depósito legal das publicações oficiais ou co-edições dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta;

VI - assegurar o acesso público aos documentos de seu acervo.

Artigo 12 - O Núcleo de Suporte na Área de Imagens Digitais tem as seguintes atribuições:

I - participar da elaboração e executar programas de conversão digital do acervo;

II - fornecer imagens digitais aos pesquisadores;

III - realizar a captura digital a partir de documentos originais e de microfilmes;

IV - providenciar o desenvolvimento de sistemas integrados de acesso às imagens digitais;

V - contribuir para o gerenciamento da página eletrônica da Unidade do Arquivo Público do Estado;

VI - preservar e providenciar a difusão de documentos digitais de guarda permanente.

Artigo 13 - O Núcleo de Suporte na Área de Tecnologia da Informação tem as seguintes atribuições:

I - prover a Unidade do Arquivo Público do Estado dos serviços de suporte necessários ao adequado funcionamento da área de tecnologia da informação;

II - contribuir para o planejamento das políticas para a área de tecnologia da informação aplicada às atividades de gestão documental.

Artigo 14 - O Centro de Arquivo Permanente tem as seguintes atribuições:

I - assegurar a preservação e o acesso aos documentos de guarda permanente dos órgãos da Administração Pública Estadual;

II - gerir os documentos de guarda permanente, observando os princípios e as técnicas arquivísticas;

III - por meio do Núcleo de Paleografia:

a) realizar a leitura e a transcrição paleográfica de documentos manuscritos;

b) elaborar certidões de caráter comprobatório legal;

c) treinar o corpo técnico da Unidade do Arquivo Público do Estado na leitura paleográfica;

IV - por meio do Núcleo de Fundos Textuais Públicos, registrar, classificar e catalogar os documentos de arquivos considerados de valor permanente dos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Estado;

V - por meio do Núcleo de Fundos Textuais Privados:

a) avaliar o interesse público e social sobre acervos de origem privada;

b) registrar, classificar e catalogar os documentos de arquivos privados sob sua guarda;

VI - por meio do Núcleo de Acervos Iconográficos, recolher, registrar, classificar e catalogar os documentos de arquivos iconográficos considerados de valor permanente dos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Estado e de acervos privados de interesse público e social;

VII - por meio do Núcleo de História Administrativa, elaborar estudos de História Administrativa do Estado, em especial com a finalidade de orientar e estabelecer planos de classificação multinível dos fundos documentais de origem pública;

VIII - por meio do Núcleo de Assistência ao Pesquisador:

a) atender e orientar os interessados na pesquisa de fundos, levantamento de informações e instrumentalização na utilização de guias, inventários e catálogos;

b) elaborar estatísticas, em especial sobre o perfil do usuário e demanda de consulta;

IX - por meio do Núcleo de Suporte ao Atendimento:

a) supervisionar a logística do atendimento aos pesquisadores na sala de consulta;

b) receber os pedidos de consulta e controlar o fluxo interno de material;

c) encaminhar as solicitações de reprodução de documentos;

d) assegurar a integridade física do documento durante o período de consulta.

Parágrafo único - O Núcleo de Fundos Textuais Públicos e o Núcleo de Acervos Iconográficos têm, ainda, em suas respectivas áreas de atuação, as seguintes atribuições:

1. gerenciar os depósitos de documentos;

2. promover a preservação do acervo de documentos sob sua guarda.

Artigo 15 - O Centro de Apoio à Pesquisa tem as seguintes atribuições:

I - elaborar programas de ação educativa e social no sentido de aproximar a Unidade do Arquivo Público do Estado de instituições educacionais e da sociedade;

II - formular:

a) a política de reprodução de documentos, visando à preservação e à divulgação do acervo e ao atendimento aos usuários;

b) a política editorial da Unidade do Arquivo Público do Estado;

III - por meio do Núcleo de Biblioteca:

a) efetuar o processamento técnico do material bibliográfico;

b) prover o corpo técnico de apoio bibliográfico;

IV - por meio do Núcleo de Preservação:

a) elaborar, implementar e gerenciar o programa de preservação do acervo permanente e intermediário da Unidade do Arquivo Público do Estado;

b) fornecer orientação aos servidores e usuários quanto ao adequado manuseio dos documentos;

c) preservar o acervo através das técnicas de microfilmagem;

d) prestar consultoria de conservação e microfilmagem aos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual;

V - por meio do Núcleo de Ação Educativa e Social:

a) desenvolver materiais de apoio pedagógico a partir de documentos do acervo;

b) realizar cursos, oficinas e estágios que promovam a qualificação de professores e demais profissionais vinculados à memória;

c) proporcionar visitas monitoradas a estudantes e professores de instituições de ensino;

VI - por meio do Núcleo de Comunicação, em integração e de acordo com a orientação emanada do órgão central do Sistema de Comunicação do Governo do Estado de São Paulo - SICOM, instituído pelo Decreto nº 43.833, de 8 de fevereiro de 1999:

a) contribuir para a democratização e difusão da memória coletiva;

b) divulgar ações e projetos desenvolvidos na Unidade do Arquivo Público do Estado;

c) produzir e editorar textos sobre o acervo e a Unidade do Arquivo Público do Estado, manuais, publicações técnicas, catálogos, folders e materiais de divulgação;

d) assistir o Coordenador nas relações com a imprensa e o público em geral.

SUBSEÇÃO V

Do Núcleo de Apoio Administrativo

Artigo 16 - O Núcleo de Apoio Administrativo tem, em sua área de atuação, as atribuições previstas no artigo 83 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007 .

SEÇÃO V

Das Competências

Artigo 17 - O Coordenador da Unidade do Arquivo Público do Estado tem, em sua área de atuação, as competências previstas nos artigos 91, 100 e 110 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007.

Artigo 18 - Os Diretores de Departamento têm, em suas respectivas áreas de atuação, as competências previstas nos artigos 92 e 110 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007.

Artigo 19 - Os Diretores dos Centros têm, em suas respectivas áreas de atuação, as competências previstas nos artigos 95, 96 e 110 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007.

Artigo 20 - Os Diretores dos Núcleos têm, em suas respectivas áreas de atuação, as competências previstas nos artigos 95 e 110 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007 .

SEÇÃO VI

Disposições Finais

Artigo 21 - As atribuições e competências de que trata este decreto poderão ser detalhadas mediante resolução do Secretário-Chefe da Casa Civil.

(*) Revogado pelo Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009

Artigo 22 - O artigo 146 do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007 , passa a vigorar com a seguinte redação:

"Artigo 146 - Ficam extintos, no Quadro da Casa Civil:

I - 8 (oito) cargos vagos, sendo:

a) 4 (quatro) de Auxiliar de Serviços;

b) 4 (quatro) de Oficial de Serviços e Manutenção;

II - 25 (vinte e cinco) funções-atividades vagas, sendo:

a) 13 (treze) de Auxiliar de Serviços;

b) 10 (dez) de Oficial de Serviços e Manutenção;

c) 2 (duas) de Trabalhador Braçal.

Parágrafo único - O Departamento de Recursos Humanos, da Casa Civil, providenciará a edição, no prazo de 15 (quinze) dias contados a partir da data da publicação deste decreto, de relação dos cargos e das funções-atividades extintos por este artigo, contendo nome do último ocupante e motivo da vacância.". (NR)

Artigo 23 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as seguintes disposições do Decreto nº 51.991, de 18 de julho de 2007 :

I - o artigo 15;

II - do artigo 22:

a) a alínea "d" do inciso I;

b) o inciso II;

c) as alíneas "d" e "e" do inciso IV;

III - do artigo 24:

a) a alínea "b" do inciso I;

b) a alínea "d" do inciso II;

c) as alíneas "h" e "i" do inciso III;

IV - os artigos 61, 62 e 63.

Palácio dos Bandeirantes, 1º de agosto de 2007

JOSÉ SERRA

(*) Revogado pelo Decreto nº 61.038, de 1º de janeiro de 2015