Dispõe sobre o Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e dá providências correlatas

GERALDO ALCKMIN, GOVERNADOR DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais,

Decreta:

Artigo 1º - O Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, da Secretaria de Governo, instituído pelo Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010 , passa a ser regido pelas disposições deste decreto.

Artigo 2º - O Comitê Gestor tem por objetivos planejar a implementação progressiva e o aperfeiçoamento contínuo do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, no âmbito da administração direta, indireta e fundacional do Poder Executivo.

Artigo 3º - O Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc se constitui em conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente, aplicável a documentos convencionais e digitais.

Parágrafo único - Para assegurar consistência, segurança e confiabilidade ao Sistema deverão ser observados os requisitos, padrões, normas e procedimentos arquivísticos, definidos nos termos do artigo 11, inciso IV, do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009 .

Artigo 4º - O Comitê Gestor é composto dos seguintes membros, designados pelo Secretário de Governo:

I - 3 (três) representantes da Secretaria de Governo, na seguinte conformidade:

a) o Coordenador da Unidade do Arquivo Público do Estado, que exercerá a coordenação dos trabalhos;

b) o Diretor do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo;

c) 1 (um) da unidade responsável, em nível central, pelos assuntos pertinentes ao Sistema de Tecnologia da Informação e Comunicação;

II - 1 (um) representante de cada um dos seguintes órgãos e entidade, que exercerão funções de assessoramento nas suas áreas específicas de atuação:

a) Secretaria de Planejamento e Gestão;

b) Secretaria da Fazenda;

c) Procuradoria Geral do Estado;

d) Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo - PRODESP.

§ 1º - As funções de membro do Comitê Gestor não serão remuneradas, mas consideradas como serviço público relevante.

§ 2º - O Comitê Gestor poderá convidar, para participar de suas reuniões, técnicos e especialistas de áreas afins que, por seus conhecimentos e experiência profissional, possam contribuir para a discussão das matérias em exame.

§ 3º - O Coordenador do Comitê Gestor será substituído, em suas faltas e impedimentos, pelo Diretor do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.

§ 4º - Os membros de que tratam os incisos I, alínea "c", e II deste artigo serão designados para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a recondução.

§ 5º - Na hipótese de vacância antes do término do mandato dos membros a que se refere o § 4º deste artigo, far-se-á nova designação para o período restante.

§ 6º - Concluído o mandato, os membros a que se refere o § 4º deste artigo permanecerão no exercício de suas funções até a posse dos novos designados.

Artigo 5º - Para a consecução de seus objetivos, cabe ao Comitê Gestor:

I - desenvolver ações integradas nos assuntos afetos ao uso da tecnologia da informação nas atividades de protocolo e arquivo;

II - planejar, coordenar e acompanhar a implementação gradual e progressiva do Sistema;

III- elaborar e propor diretrizes e procedimentos a serem adotados para contínua manutenção e aprimoramento do Sistema;

IV - planejar os recursos necessários ao pleno funcionamento, manutenção e aprimoramento do Sistema;

V - manifestar-se conclusivamente a respeito das formulações apresentadas por órgãos e entidades públicos a respeito do funcionamento do Sistema;

VI - elaborar projeto de capacitação de pessoal referente aos procedimentos de arquivo e protocolo e à operação do Sistema, orientando sua execução;

VII- planejar e manter serviço de orientação aos usuários do Sistema;

VIII- atualizar, ajustar e revisar, de forma permanente, os procedimentos e as práticas estabelecidas, garantindo sua compatibilidade;

IX - promover a atualização constante do Sistema e a sua conformidade com a política estadual de arquivo e de segurança da informação;

X - elaborar seu Regimento Interno.

Parágrafo único - O Regimento Interno do Comitê Gestor será aprovado mediante resolução do Secretário de Governo e poderá conter, além das normas de seu funcionamento, o detalhamento das atribuições e competências previstas neste decreto.

Artigo 6º - O Comitê Gestor conta com:

I - Núcleo de Apoio;

II – Comissões Técnicas.

§ 1º - Ao Núcleo de Apoio cabe:

1. assessorar o Comitê Gestor no desempenho de suas atividades;

2. desenvolver atividades características de apoio técnico e administrativo.

§ 2º - A condução dos trabalhos do Núcleo de Apoio, que não se caracteriza como unidade administrativa, é da responsabilidade do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo.

§ 3º - As Comissões Técnicas de que trata o inciso II deste artigo, além de outras que vierem a ser instituídas mediante decreto, são as seguintes:

1. Comissão Técnica de Documentos Digitais, instituída pelo Decreto nº 57.285, de 26 de agosto de 2011 ;

2. Comissão Técnica de Implementação e Treinamento, instituída pelo Decreto nº 57.286, de 26 de agosto de 2011 .

§ 4º - O disposto no § 1º do artigo 4º deste decreto aplica-se, também, às funções de membro das Comissões Técnicas.

Artigo 7º - As ausências não justificadas às reuniões do Comitê Gestor e de suas Comissões Técnicas, por 2 (duas) vezes consecutivas ou 3 (três) alternadas, implicarão na solicitação da substituição do membro faltoso.

Parágrafo único - O disposto no “caput” deste artigo não se aplica aos membros de que tratam as alíneas "a" e "b" do inciso I do artigo 4º deste decreto.

Artigo 8º - O Comitê Gestor poderá promover intercâmbio com órgãos nacionais e internacionais, públicos e privados, visando à capacitação e atualização de recursos humanos, ao desenvolvimento de pesquisas e à incorporação de melhorias no Sistema.

Artigo 9º - O Comitê Gestor deverá apresentar, ao Secretário de Governo, relatórios periódicos a respeito do andamento dos trabalhos.

Artigo 10 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário, em especial:

I – os artigos 2º a 6º do Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010 ;

II – o Decreto nº 56.260, de 6 de outubro de 2010 ;

III – o Decreto nº 60.132, de 7 de fevereiro de 2014 .

Palácio dos Bandeirantes, 24 de agosto de 2016

GERALDO ALCKMIN

(*) Revogado pelo Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019